一、涉密文件的處理和檔案資料的保密

涉密文件的處理包括對涉密文件擬寫、印制、傳遞、攜帶、承辦、使用、移交和銷毀等各個環節。檔案資料的保密是指對載有秘密內容的文件報紙、期刊、教材、圖表、照片（含底片）、以及各類資料匯編、工作手冊的保密管理。

（一）、涉密文件的擬寫與印制。秘密資料的擬制，應在符合保密要求的場所進行。承辦人起草文件時，應提出發送范圍、定何密級、保密期限等意見，報簽發領導一并核定。文件的草稿應按正文的密級管理。承辦人擬制完畢以后，應將文件的定稿由保密人員分發、保存。秘密文件的復印、打印、鉛印等，須經有批準權限的領導批準后，在公司內部或指定的地方場所進行，并嚴格控制份數。文件印制過程中的校對稿和廢頁，要及時徹底銷毀。

（二）、涉密文件的傳遞。發送文件、報紙、刊物等要由專門人員統一分發。發往外地的秘密文件資料，要經有保密措施的渠道傳遞，不得經普通部門郵寄，傳遞時要有專人專車直送。

（三）、涉密文件的承辦與使用。承辦人在收發秘密文件時要及時做好登記。借閱文件時要有領導的批準，并按規定辦理借閱手續，無關人員不得閱知。組織傳閱的秘密文件要及時崔退，不得失去控制。

（四）、涉密文件的移交。一切秘密文件資料使用后，均須存放在檔案室保密柜內。確需業務部門自己保管的秘密文件資料，應放在有安全保障的保密柜內。絕密件應專門保管。交接保密文件資料時，雙方人員要當面點清，在移交手續上共同簽字蓋章，必要時由領導派人監交。調動工作、離職人員必須把承辦、保存的秘密文件資料和工作記錄本全部清退給檔案室（保密員），不得私自轉交他人，交接不清不辦理離職手續。

（五）、檔案資料的管理。檔案資料是指具有查考使用價值、經過立案歸檔集中保管起來的各種文件資料。在檔案資料中有相當一部分涉及秘密，有的甚至是核心秘密。因此，必須嚴格檔案資料的保密管理。查閱檔案資料，必須按借閱檔案的要求，寫明使用目的、內容和方法，經領導同意由檔案室按有關規定辦理。借閱的檔案材料，不得轉借他人。

（六）、廢舊資料的銷毀。廢舊資料，是指按規定不需要歸檔的文件資料和已經超過保密期限、無存檔價值的檔案資料，以及辦公所用的廢舊報紙等文字資料。由于在這些資料中也有一些公司的秘密，所以對這些資料的銷毀，也必須要按規定進行。銷毀應選擇安全保密的場地進行，由兩人以上監銷。嚴禁將秘密文件資料當廢紙出售。

二、會議保密

各種會議，往往涉及不同程度的秘密。

（一）、涉密會議的提前保密準備。為確保安全，涉密會議的組織者，會前必須認真進行保密準備工作。首先，對會議的秘密程度要進行恰當的評估。評估主要以會議內容涉及的密級為標準，涉及公司核心秘密的會議是絕密會議，涉及公司重要秘密的會議是機密會議，涉及公司一般秘密的會議是普通秘密會議。其次，制定好會議保密計劃和措施。主要包括：與會者的資格審查，會議期間的行動限制，會議期間的通信管理，會議文件和會議精神的傳達要求等內容。第三，對會場進行安全檢查。安全可靠的會場是開好涉密會議的一個不可缺少的重要條件，在會前要精心選擇并細心勘查會場，必要時可設置警衛人員。要加強會前印制的各種文件資料的保密管理。

（二）、涉密會議期間的保密管理。會議期間的保密管理，主要抓好以下三項工作：首先，對與會者進行保密教育，包括保密意識、保密的基本要求和基本方法教育，讓與會人員樹立起高度的保密責任意識，自覺地保守公司的秘密。其次，嚴格保密紀律，做到不該說的不說，不該看的不看，不該問的不問，不帶無關人員進入會場，不隨意向外泄漏會議內容，不隨意復制、抄錄會議文件，會議明確規定不記錄的不得私自記錄，不在私人電話或非保密電話中談論會議內容，不在非保密場所閱讀會議文件或談論會議內容，不擅自攜帶會議文件外出，新聞單位未經批準不得進入會議場所進行采訪或報道。第三，運用先進的保密技術，主要是反竊聽技術，反偷拍技術，防微機輻射技術，防電話串音技術等等。

（三）、涉密會議精神的傳達要求。傳達涉密會議精神，應根據會議的精神和規定的傳達范圍，在有保密條件的地方進行。沒有傳達任務的內容不得傳達，要求傳達的內容不得擅自擴大傳達范圍。

三、辦公自動化設備的保密管理

辦公自動化在機關和企事業單位已經普及，在提高工作效率的同時，也為單位的保密工作帶來了新的問題。各種通過辦公設備泄密和竊密的事件屢有發生。如何加強辦公自動化設備的管理，已成為公司日常工作中保密工作的一個不可忽視的問題。

（一）、復印機的使用和管理。使用復印機復印秘密載體要嚴格履行審批和登記手續，注明復印單位。絕密載體和標明不準復印的秘密載體，一般不準復印，確因工作需要復印時，須經制發單位同意，公司領導批準。復印機應實行專人管理。凡有復印機的單位，都要根據本單位的特點制定相應的使用、管理和維護方法，落實安全保密措施。管理操作人員，要嚴格遵守保密規定，不準私自生產、復制、保存秘密載體和傳播、泄露秘密內容。

（二）、計算機的使用和管理。對計算機、軟件、互聯網絡及操作人員的管理，要注意以下幾方面的問題：第一，計算機在使用之前一定要經過安全部門的檢查，確定無問題后方可使用。涉密計算機必須放置在由安全保密措施的工作場所內，采取防信息泄露的屏蔽或者干擾措施，并指定專人管理。涉密計算機的維修、改裝，要派專人到指定的地點去維修。維修、改裝前應當刪除機內涉密信息，無法刪除的要派人監修。第二，建立計算機互聯網絡，保密措施必須列入網絡設計方案，聯網計算機終端中的秘密信息必須加密。涉密計算機嚴禁接入國際互聯網和其他社會網絡。第三，淘汰或者報廢涉密計算機，必須徹底消除機內涉密信息。淘汰或報廢的軟盤應當按照規定程序進行粉碎性銷毀。

（三）、傳真機的使用和管理。使用傳真機傳送一般秘密文件應有部門經理批準，傳送機密以上的文件，必須有公司的主管領導批準。傳送秘密文件時，必須使用密碼傳真機。   

總之，在日常工作中，在“三機”的管理和使用中，每一個人都要牢固樹立保密意識，嚴格依照保密規章制度辦事，只有這樣，才能有效地避免泄漏事故的發生。